如何进行项目规划?

先前我曾说过项目管理过程中最重要的就是对变更的管理项目管理变更是一定会发生的,没有做好变更管理,不懂得何谓重规划(re-plan)那项目失败的机率肯定高达九成,但今天我们不谈变更管理,今天要谈的是项目规划时常犯的小错误,但这些小错误可能会大大的影响的项目推进,一样不可不谨慎。

因为工作量小或简单而没排入项目计划有些工作项因为工作量小,例如10分钟或半小时即可完成,在项目整体的占比很小,甚至跟其他工作项比起来都微不足道,这种工作很容易被认为「有人会记得处理」,或者「并入某个工作项中执行」就好,但因为项目工作中没有描述这个小工作,也没有明确的分配该由谁来进行这个工作,因此时被忽略,到了项目进行时才发现有问题,发现的早的会尽快找人来处理,发现的晚的可能是在问题出现后才来补救,这时重工的成本就很高了。因此建议,不论是多小项的工作,若是必须被执行的,那请挂入适当的工作包当中,如此的项目计划才是一个完整的规划。错估资源的可用性当项目需要引用外部资源(含跨部门人力、非项目所属的资产)时,但在没有明确的booking下那个资源前就先撰写了项目计划,或者在写下项目计划后没有尽快的去确认该资源的可用性,而是等时间快到时才去booking,那此时就必须要承担很大的风险性。最常见的状况是项目中有个特殊的工作需要专业从业人员来进行,例如合约审查、撰写财务报告、专利审查等,但这些人在公司中通常有许多例行的任务要处理,若没有提早booking他们的时间,到时可能没有人会理会;对于资产部分,可能会需要一个多功能的视频会议室用来对sponsor的里程碑报告,而这样的会议室全公司只有一间,没有尽快booking下来很容易就被其他人优先抢走了,的里程碑报告也肯定被迫延期了。如果这个工作刚好在要径或者要径的交会点上,那肯定一个头两个大了。针对这点我有两个建议:1.只要涉及项目进行的资源,可以尽快确认下来就尽快2.如果这个外部资源的使用没有前置任务的关系,也就是不用等其他任务完成才能进行的,那就尽快处理,以免发生任何变故以工作量来规划项目而未考虑工期项目的工作项是一项接着一项,但工作项与工作项之间可能会有等候时间,举例来说盖房子灌水泥的时间可能是2天,但如果要继续进行工程则必须要等水泥凝固了才能进行,而水泥一般可能需要5天左右才会凝固,如果刚好碰到下雨,可能还要多等2天,这时灌水泥这个工作项的工期应该是7天,但工作量是2天,而紧接着的工作项应该是在7天后展开,而不是在2天后,但许多人在规划项目时往往因为经验不足而忽略了这件事情。针对这点我的建议很简单,项目经理应该对每项工作的特性有更多的了解,清楚的分辨工作量与工期间的差异性,如此才能规划出一个合理的项目计划。没有考虑相依关系所谓相依关系就是先做A再做B,如果这个先后顺序是需要被强制规范的,那叫强制相依,如果是基于经验法则认为先做A比较好的,那称为偏好相依。项目的许多工作原则上都具有不同程度的相依性(多数可能是偏好相依),也因此我们才能顺利的排出我们的项目计划,决定哪些东西优先被执行,哪些是安排在项目的末期进行,但我们也很常看到那些经验比较不足的PM对工作相依性的观念不足,因此时常做到一半才发现顺序不对,才赶紧把工作往前挪动来进行,这一挪动可能影响甚微,但也可能牵一发而动全身,导致整个项目都需要重新规划。如果对某个行业或领域的项目很陌生,那在规划时可以多请教相关的专家,同时在项目进行过程中应该时时检查项目的健康状况,并针对往下的工作进行更多的讨论,确认每个人往下做没有卡住的地方,如此才能尽快针对项目安排不妥当的地方进行处理。资源没有抚平关于资源抚平的概念可以参考这篇:[项目管理]如何展开WBS、排定时程与规划资源?如果每个项目成员彼此的工作独立,不会有两个人同时负责一项工作,那项目资源的使用原则上比较单纯,但如果的项目中有许多的工作项都是由2个人以上共同负责,或者一个人会在同一天投入多个工作项,那在规划时请务必要留意资源的使用状况,以下图来说,如果我们规划一个成员一天可以投入工作8个小时,8小时的工作量就等于占用了他100%的人力资源,超过代表工作过量,未达100%则代表资源没有被充分使用,这两者都不是一个正常的现象(其实一天8小时就不是一个好的基础点),我们必须尽可能合理的使用项目的人力资源,我曾看过许多做完规划后没有做抚平的例子,会发现有些人在某些日子的工作量高达300%,但在某些日子是没有工作做的,这在项目进行初期都不会有问题,但随着项目进行会渐渐暴发出来。

我的建议是让每个人每天的工作量落于85-100%之间,为什么是85%呢?原因有二,其一,我相信人一天无法持续专注8小时,必须预留一些时间让人休息,其二,项目中总会有变更,这可用来作为项目变更时因应的余裕,我个人认为在不加班的状况下,一个人一天专注6-6.5小时已经算非常好了。以上几点都是项目规划初期很容易犯的错误,提供给各位项目经理们参考,若能在规划时多想一些,项目启动后多观察项目健康状况并做好变更管理,我相信各位管理的项目一定能顺利结案。

Teambition是一套云端的协作工具(也可支持私有化部署),可以应用到企业的很多部门,可以代替开发管理工具,一定程度地代替项目管理工具。操作方便,支持PC端(windows,Mac),移动端(iOS,安卓),全平台互通,适合各种类型的企业。