Scrum – 每日站会(Daily Scrum Meeting)

我的项目开始采用 Scrum 的方法来开发项目, 这是一个新的体验. 一开始时是工程师们说要这么做, 我的想法是一则以喜, 一则以忧. 喜的是终于有机会可以尝试 agile 的方法了, 忧的是在这么短的时程内, 用新的方法似乎风险很大. 不过既然大家都愿意这样做, 那就豁出去了。

每日会议篇(Daily Scrum Meeting)

一开始我们是订早上10点钟开始 meeting, 当初 manager 们是有点担心, 是否这样可行. 因为敝公司工程师一向不太早到, 到时候可能会二二六六的. 没想到几天后, 发现大部分的人都还能准时出现, manager 们还真感动的痛哭流涕. 可能是同事间的压力, 让大家比较愿意守法. 因此没有需要采取一些罚则, 否则大家一定觉得很不高兴.

在项目初期, 人员还没有完全到位, 大约有 8 位(2 位经理, 4 位 RD, 2 位 QA). 在前面一到两周, 我们大约花了 20-30 分钟来进行. 这是因为不熟悉每日会议要谈什么, 以及对要开发的系统不熟悉, 再加上经理会多谈一些事情和纪录每个人所报告的东西, 导致时间拖的比较长.

之后, 人数渐渐增加到 13人( 2位经理, 5 位RD, 6 位QA), 可是时间约只花 10-15 分钟左右. 短的原因是因为大家很清楚要讲的重点是什么; 加上因为每日举行, 不可能会有爆大量的状况发生.

此外会议一结束后, 工程师会立即找相关的人, 处理所遭遇的问题. 所以不会有太多不清楚或新的事情要报告. 对此, 曾经发生过一个笑话, 我们某位成员只迟到了几分钟, 一到meeting的地方, 发现都没有人在, 还以为会议没有开始. 压根没想到, 我们已经结束了.

对于要报告的内容, 一开始就是跟 Scrum 要求的一样, 会谈以下事情:

昨天做了什么? 今天要做什么? 遇到什么困难?

但是, 在一开始经理们还是不容易掌握状况, 因为我们遇到的问题是讲的东西和工作板(taskboard)上的东西对不起来. 当每个员工在讲的时候, 可能所用词和便利贴不一样. 或是有些细节经理们不知道. 再加上看到有些便利贴项目没有更新, 或是已经延迟了, 经理们会因此而很紧张.

那我们怎么解决这个问题呢? 我们试过以下几种方法:

  • 1. 完全不改变: 会议进行的方式还是不变, 但是私底下会去问相关的工程师, 到底发生了什么事情. (我们最常用这种)

  • 2. 加一些问题: 例如: “那些已经延迟的项目要如何补救?”, “为何说昨天要做, 但是却没做的原因为何?”, 让得到一些重要的信息. (视情况采用)

  • 3. 根据任务板来回答: 从上而下检查每项任务(task)的状况, 让负责的人来回答. 这还蛮花时间, 因为看的不只是in progress项目, 还包括一些delay项目. 一阵子之后就不了了之, 可能是还蛮花时间, 并且是由经理主导, 让员工觉得很不自在吧。。 或许是执行的顺序不对, 若是一开始就是采用这样的方式, 也许就不会这么窒碍难行了.

至于任务板的更新, 我们大该有几种方式:

  • 1. 每日会议前

  • 2. 每日会议后

  • 3. 任务被执行完或开始执行: 根据执行的状况, 随时去更新任务板的内容.

  • 4. 在每日会议中: 一边报告, 一边更新便利贴.

这些方法我们都是混合使用. 但是这要工程师自己自动自发. 若是有人偷懒或是忘记, 免不了要劳动经理们追杀一下, 要求大家去更新.

执行了那么久的每日会议, 每个成员对它可是赞不绝口, 认为它的好处如下:

  • 1. 信息同步化: 了解目前项目的进度, 以及同事之间进度, 让经理可以适当的判断

  • 2. 同侪的压力: 有时候若是每天没有什么进度, 或是内容空洞, 别人会很容易知道. 因此保持每天自己都要有表现.

  • 3. 实时请求帮助: 每日会议一个重点是有问题就要提出来, 让问题在最早时间点被知道, 能够开始被处理.

  • 4. 可以共同解决问题: 有时候有些任务比较困难, 自己处理会花比较多时间, 每日会议可以让大家实时知道这个状况, 有些人手上工作允许的话, 可以适当地协助. agile一个重点是要大家合作, 互相帮助, 而不是指是自己的事情做完就是成功.

  • 5. 实时回馈: 若是有同事表现良好, 经理可以立即鼓励. 或是公司项目有好消息, 在这时候便可以马上公布, 以振奋人心. 当然若是有人表现不好, 会议后及时沟通, 也会让事情不至于恶化太多.

作者:David Ko

作者简介:David具备Certified Scrum Master以及Certified Scrum Product Owner的认证,也是最早期 Agile 社群(AgileCommunity.tw)发起人之一。 为了推广Agile知识,还担任过「Scrum and XP from the trenches」这本书繁体中文的翻译者。目前在趋势科技担任资深研发主管,并从2008年开始在项目中实施Scrum。 八年间累积了非常多的实务心得 – 有针对Agile精神的核心体悟、理解方法的限制、也理解很多教科书上知识更深层的执行方向、当然更多对这方法可能产生的副作用以及解法。

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