项目组合管理软件

什么是项目组合管理

项目管理作为一门新兴管理学科,越来越受到业界广泛的关注,同时项目管理也被越来越广泛地应用在现代企业中。国内外项目管理专家学者提出的项目管理理论、企业项目管理理论、项目挣值管理等方法为成功实施项目管理提供了指导和帮助。随着企业内部项目的不断增多,对于企业高层管理者来说,如何管理多个项目,如何保证项目符合企业战略的要求,成为项目管理领域新的研究课题。近年来,国外的一些项目管理领域专家提出了项目组合管理的概念。

项目组合管理的含义

要解释项目组合管理的含义,首先要看什么是项目组合。美国项目管理协会PMI对项目组合的定义为“A portfolio is a collection of projects and/or programs and other work grouped together to facilate effective management of that work to meet strategic business objectives”,即组合是项目和/或项目群以及其他工作聚合在一起,通过有效管理以满足业务战略目标。

而项目组合管理是对项目组合的有效管理,PMI对组合管理的定义为“Project Portfolio management refers to the selection and support of projects or program investments. These investments in projects and programs are guided by the organization’s strategic plan and available resources .”,即项目组合管理是指在可利用的资源和企业战略计划的指导下,进行多个项目或项目群投资的选择和支持。项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化,确保项目符合企业的战略目标,从而实现企业收益最大化。

项目组合管理不是简单地对多个项目进行管理,而是超越了传统项目管理的边界,它作为企业项目和战略之间的桥梁,使项目实施和企业商业战略结合起来。

项目组合的最简单定义就是一些彼此间具有共同联系的项目的集合。联系的形式是可以多种多样的,这些项目可能同处于一个产品线,或者都是新产品研发项目,或者都来自于一个客户等等。

纽约城市大学的经济学家,诺贝尔经济学奖得主哈里·马科维茨(Harry M. Markowitz)的现代组合理论在20世纪90年代从投资组合领域拓展到项目组合领域,根据现代投资组合理论,您可以通过创建多样化的投资组合来减少投资风险, 多样化的投资组合包括很多不同类型或等级的有价证券,以便至少其中的一些可以在任何的经济环境中创造很多的回报。在非金融的业务环境中,我们可以把项目和计划理解为投资的手段。那么我们就可以根据企业的商业战略和目标,把很多项目分成若干项目组合,并关注哪些项目组合应该投资,哪些项目组合应该继续,哪些项目组合中的计划应该暂停,哪些应该终止,以使我们对每个项目组合的投资回报最好。

项目组合管理包括建立组合的投资战略,判断什么类型的项目适用于本组合,评价被提议的项目并进行优先级排序,建立一个平衡的可以实行投资目标的组合,监督组合的表现,并对组合内容进行调整以实现预定结果。

根据SPM Group的描述,此方法包含的工作过程包括:项目需求定义、项目筛选、项目优先级、项目注册、项目激活、项目执行和监控、项目结束。

根据IBM对项目组合管理生命周期的描述,项目组合管理方法包含了如下这些过程,识别、考核、寻找那些引导商业策略的项目/计划。管理组织的资源需求、容量、能力;度量绩效以保证项目/计划共同地符合组合策略;根据组合目标和承诺,识别并校正项目/计划中与投资组合不一致的地方;建立有效的交流和报告机制确保对项目、计划和整体组合,进行及时、准确的决策;实现一个过程能够持续的改进投资组合。

一个企业的过程方法必须根据这个企业的业务战略量体裁衣,没有用通用尺寸满足所有人的方法,那么最重要的就是项目组合管理生命周期是否满足企业的组织和业务战略。从前面两个方法不难看出,应用项目组合管理,可以从项目机会开始,一直到项目结束。

参考前面两个描述,并参考其他方面的描述,我们可以把项目组合管理生命周期需要的过程总结为建立、评估、优先级排序、选择、管理。

项目组合管理的过程

    • 1) 观察和升级投资者的需求,环境情况,评估业务情况和进行修改
    • 2) 政策声明:投资者的短期和长期的需要和期望
    • 3) 检查目前和计划环境的情况
    • 4) 通过构建项目组合来实行计划

项目组合管理与传统项目管理的区别

 1、传统项目管理:
      • 1)传统的项目管理强调“怎样做项目”,通过有效的项目管理方法保证项目按照进度、成本、质量要求进行交付,是针对单个项目或项目群的管理方法。美国项目管理协会多年来发布的项目管理知识体系指南PMBOK,从项目管理的九大领域介绍了在实施项目过程中需要管理的内容和方法。
      • 2)传统项目管理主要是项目经理进行的管理活动,针对项目内部的管理。
      • 3)传统项目管理采取的是自下而上的管理方式,即数据从项目管理的底层开始收集,传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制,不能及时发现与企业的目标发生偏差或不能超越企业执行和控制能力的项目。
 2、项目组合管理:
      • 1)项目组合管理强调“做什么项目”,通过帮助组织将精力集中于产生最大价值的项目,将项目组合与企业目标结合在一起,获得项目之间的恰当平衡和组合,通过为最有价值的项目设定优先级和筹集资金,来最优化项目组合的价值,确保实际实施和运作与企业目标保持一致。
      • 2)项目组合管理是组织以及战略层面的管理活动,是进行组织决策的过程,是面向的多个项目的管理。
      • 3)项目组合管理采取的是自上而下的管理方式,即先确定企业的战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资金和资源能力范围有效执行项目。

项目组合管理的发展现状

早在上世纪50年代,美国一位经济学家Harry Markowz就提出了投资组合的概念,建立了金融证券等领域的投资组合方法,从风险和回报的角度来评估投资资产的价值和收益,形成了现代投资组合理论(Modern Portfolio Theory)。随着MPT理论的传播,一些商业公司开始考虑如何在业务项目中应用这一理论。1981年沃伦·麦克法兰首次将现代投资组合理论运用到项目的选择和管理中,通过项目组合的运作方式实现了风险一定情况下的收益最大化。

项目组合管理利用了MPT的概念并且也应用了三个关键评估标准来衡量项目:项目承担的成本、存在的风险以及投资潜在的收益。这时,项目成为企业的一项投资行为,项目决策建立在项目组合基础上而不是单个项目基础上。

近几年来,项目组合管理在国际项目管理领域得到了飞速发展和广泛应用。美国学者Russell D. Archibald 2003年在谈到项目管理发展现状时,提到项目组合管理是项目管理最新理论的重要发展方向之一。目前国外一些项目管理专家提出了项目组合管理的体系架构和管理过程,国内针对项目组合管理方面的研究也开始起步。国外一些项目组合管理软件厂商针对项目组合管理过程和方法开发了项目组合管理工具软件,如Primavera公司推出的P3e/c项目管理软件、Artemis公司推出的Artemis7项目组合管理软件、微软公司的Project Server软件等等。项目组合管理软件在国内外企业中的广泛应用大大推动了项目组合管理的实践和发展。

META Group研究预测到2005-2006年,全球2000个CIO中将有超过50%的人采用组合管理技术和工具来进行项目和资产的管理以及预算的计划和跟踪。该组合管理理论能够使企业的组织改善战略投资,提高商业价值。

项目组合管理的目的和意义

越来越多的组织面临着企业在同一时间内正在进行许多项目和项目群的情况,每个企业都希望对项目的投资取得最大的收益回报。作为项目管理领域未来的发展趋势之一的项目组合管理,已经得到了越来越多的企业的重视,其重要性也日益显现出来。

目前企业在项目管理过程中存在的一些问题:

      • 缺乏统一的评估项目投资和选择的过程和方法,项目决策层大多还是主观进行项目决策,没有科学量化的项目选择评价标准;
      • 对于项目的过程缺乏透明度和可控制性,不能及时发现项目过程中出现的问题并对项目加以调整,造成项目的失败;
      • 不能从战略层次考虑项目的收益,只关注单个项目的短期财务收益,忽视短期项目和长期项目、财务收益和非财务收益之间的平衡;
      • 对项目的管理停留在项目的水平上,即以分散的项目为基础的单一项目管理,而不是将所有项目视为一个整体进行管理,忽视了企业是一个系统的战略整体;
      • 不能在整个企业的范围内对所有项目进行统一的资源管理和分配,造成企业资源(财务和人力资源)的浪费;
      • 由于企业资源有限,造成多个项目之间为得到关键资源而发生冲突和争论;
      • 存在很多重复和冗余的项目。

而通过项目组合管理能够实现以下目标:

      • 能够快速响应外部环境的变化,提高企业的竞争优势;

建立企业所有项目的视图,动态评价项目与战略目标的一致性;

在企业内建立一个统一的项目评估与选择机制。对项目的特性以及成本、资源、风险等项目要素按照统一的评价标准进行优先级别排序,选择符合企业战略目标的项目;

对企业里所有的项目进行平衡,平衡长期和短期、高风险和低风险以及其它因素的项目;

在企业范围内对项目分配企业的资源,保证企业资源达到最优化,同时确保项目的水平控制在企业的财务和资源能力之内,提高项目的成功率;

通过识别低价值的、不符合战略的、多余的、执行很差的项目来降低成本,从而降低运营风险;

通过改进项目选择、优化、排序等过程来增加企业的投资回报;

能够识别项目群和项目之间的依赖关系;

改善项目负责人和业务管理者之间的沟通关系,使业务管理者更加关注项目。

可见,企业通过进行项目组合管理,能够合理运用企业各种资源,快速适应市场环境的变化,提高企业项目包括IT信息化项目实施的成功率,从而提升企业的竞争优势。

项目组合管理的主要框架内容

通过对国内外学者项目组合管理的研究成果进行分析,结合国内项目组合管理的发展现状,认为项目组合管理过程主要应包括以下阶段内容:

 1、项目战略定位

本阶段的主要目的是进行企业项目的战略定位,判断企业的项目是否与企业的战略方向一致。

在这个阶段的主要内容是宏观上进行与相关企业战略目标分解,按照战略目标将企业项目进行组合分类,使企业战略目标与项目组合的目标结合在一起。同时在项目与企业战略目标相匹配的前提下,进行企业项目整体资源配置。要了解企业整个项目资源的情况,就需要建立企业所有项目信息和资源库,了解与项目相关的所有信息,以帮助企业后续进行选择决策。

 2、项目分析选择

本阶段的主要目的是对具体的项目进行分析选择,衡量项目为企业带来的收益。这个阶段是整个项目组合管理过程的重要阶段。它的核心内容是建立企业项目统一的评价标准,并将每个项目与该标准进行衡量。同时对项目的资源、进度、成本、风险等影响评价标准的各种因素分析。最后进行项目选择,对不符合评价标准的项目进行暂停或中止。

 3、项目组合优化

本阶段的主要目的是在项目分析的基础上,结合企业目前的资源约束条件,进行项目优化组合,使企业项目投资收益最大化。这个阶段也是整个项目组合管理过程的关键阶段。一方面通过优化模型进行多个项目的选择优化,另一方面在资源、成本等约束条件下,进行组合内项目平衡,确定最优项目组合。

 4、项目组合决策

本阶段的主要目的是在上阶段项目组合优化的基础上,进一步调整项目组合,最终进行企业项目组合决策。企业项目决策者结合实际经验、企业现有项目的情况以及具体项目用户需求,进行项目组合最后调整,使企业项目组合之间进一步得到平衡。

 5、项目实施与跟踪管理

本阶段的主要目的是通过企业项目的实施跟踪,及时了解组合项目的状态信息和变化情况。一方面建立企业项目组合视图,及时监控并了解影响项目组合分析的各种因素变化情况;另一方面及时对项目环境、战略目标、影响因素等变化情况进行审查,进行变更控制。发生变更情况或者一定时间周期内企业都需要重新开始项目组合管理流程。

可见,项目组合管理过程是一个动态的持续执行、循环反复的过程,随着环境的不断变化,项目组合的分析优化也随之变化。企业通过实施上述过程,能够在企业中建立所有项目的全景图,动态地跟踪项目的执行情况,进行项目和资源优化组合,最终实现企业的战略目标。

企业项目组合管理推进实践

很多软件企业都曾或多或少地存在这样的问题:关注不了客户的重点;同一客户的每个项目各自为战,资源浪费,成本偏高;所有项目都是最重要的;项目计划满天飞,但没有能够真正执行的;无法实现部门的工作策略和目标,我们永远都面临着资源不足,还有很多项目要进行的状态。

项目组合管理软件

Teambition是团队项目管理工具的创导者,方便企业内部 进行项目组合管理。