效率管理

效率管理已经不再是个新鲜的话题, 提升工作效率,一直是工作中的重要的部分。那么怎么提升工作效率,对工作进行有效的效率管理?

1. 排优先级

把每天的工作做成todolist清单,是提高生产率的有效方式之一。专注在重要的事情上,问自己哪些事情必须先做完、哪些事情的投资报酬率比较高。要在对的时间内完成对的工作,必须先找出哪些事情最该先做。

2. 学会拒绝

人们常口是心非,很大一部份是因为害怕失去机会。有些人不想冒犯别人,或让别人觉得被拒绝,所以他们就一肩扛下。但其实一切都操之在你手中,想想看,每个人都有自己想要的东西,所以拒绝别人做你不想做的事情,并没有什么不对。说出口并不会伤到别人。

3. 合理分配资源

资源分配在商场中指的是对稀有资源的适当分配与管理,以便有效地达成组织的目标。管理阶层的人知道如何最大化自己的时间以在截止期限前完成任务,同时也要发挥最大的能力,让自己一天比一天更具生产力。他们会衡量自己今天有什么事要做,并依此做出聪明的决策,因为有些事情不是随时都能做到的。

4. 先进行规划,再行动

商业人士通常对理想目标已经有清楚的规划,可能是一天之内,或是花费一周甚至一年想出来的。这帮助他们去思考更重要的事情,同时也让你对自己更有信心。效率与时间决策可以使你成功达成目标,只是在原地空等不会为你带来任何收获。

还有一些效率管理法则,也可以尝试使用:

1. 第克泰特法

第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。长期操纵着世界经济的犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、E-mail等全部回复,用电脑打好并发出,或者用电话回复。现在是“第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”。我们的管理者不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

2.时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发:

爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过经10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。一连16天没有出门,当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。

效率专家杜拉克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无认什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

3. 限制电话法

电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用,但作为双刃剑,她又是浪费管理者时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢?一是分析一下打给你的电话,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话;二是使用适当的回话办法;三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;四是让别人知道什么时间可打电话找你。

4、时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发:

爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过经10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。一连16天没有出门,当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。

效率专家杜拉克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无认什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

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