项目管理的有什么用,为什么要项目管理?

曾经在一本理财书中读到,当听到菜市场里的人都在谈论股票时,也就是该退出股市的时候了。近几年,周遭的亲友,不管是保险业的,大陆台商,还是艺术工作者,都不约而同聊起了项目管理,有的甚至还打算去考PMP(美国项目管理师)认证,我心中突然百感交集,想跟各位聊聊这个现象。

记得2003年我赴美读项目管理硕士前,总会被问到:什么是项目管理?

「比方说盖一栋房子,要准时而且符合预算,就需要用到项目管理」「哦~是去念建筑哦?」

「比方说开发一套软件,管理团队各司其职,就是项目管理的技巧」「要去学计算机,不错耶。」

最后我只好放弃解释,就说我是去念管理的,大家才露出「原来如此」的表情,即使他们以为我去念MBA。

但短短一两年间,项目管理在竟成了一门热门的学科(热门话题或许是更好的说法)。各种媒体,尤其是网络论坛,讨论项目管理的仅次于讨论周董的新恋情,今天上奇摩知识家,与项目管理相关的讨论有2000项之多。这在我和几位同业的眼中,老实说是忧喜参半。我们当然很高兴项目管理受到大家的青睐,因为事物受重视的程度,往往与被讨论的频率有关。就像前阵子媒体天天报导红酒的好处时,平常不喝酒的族群也开始小酌一番。但我们忧心的是,大家仅把注意力集中在项目管理的认证(如PMP,CPMP等)或是项目管理软件(如Microsoft Project,Primavera)等表面议题,却忽视了项目管理对企业经营的价值。

就拿我担任项目管理顾问的经验来说,几年下来我接触的客户,涵盖高科技,信息软件,金融服务与传统制造业,同样一套项目管理方法论,套用在这些产业上,各有巧妙不同,也的确解决了不同的问题。以金融产业来说,有位客户是某家金控旗下的证券公司,这家公司的总经理是金融产业中少见具有项目管理背景的经理人。顾问团队在他的授权下,针对该公司IPO业务(辅导企业上市上柜流程)进行流程分析,总共拆解出200多项标准步骤,同时把这些步骤的前后逻辑关系,所需的时间,以及负责的人员一一清查,并建立于软件中,并要求承办人员每周回报现况。当高级主管与客户对话时,便可通过这个系统实时查询任何案件的进度,甚至可以对完成日期做一个客观的预估,掌握住客户的信赖与满意度。个别项目的负责人,可以随时查看手上案件中,哪些步骤尚未完成,何者比较紧急,然后便可指派人力优先执行这些工作。至于其他直接或间接参与该案的员工,每周则会接到由计算机系统自动发出的通知信,提醒哪些步骤已经延误,下周哪些步骤即将展开。

另一个客户位于竹科高科技厂的信息部门。受到生产部门的委托,信息部门每年都有数以百计的软件开发或是维护的项目需要执行,然而其下的员工人数有限,部份项目需要委外进行,这些都变成该信息部门成本高涨的原因。项目管理在这里,除了掌握个别项目的时程进度外,也帮助所有主管们了解,每个信息项目所耗用的人力成本,如此一来,其他单位清楚得知,所有信息的支持并不是免费的,因此对于信息服务的申请,也将更为谨慎。

最后一个案例,则是南部一家模具工厂,他们生产精密的模具供汽车零件制造商使用。他们遭遇的问题不是生意不好,而是生意太好,导致无法有效地取舍订单,也无法得知每张订单的实际成本以进行合理的报价。同样地,我们协助他们将生产的所有步骤厘清,包括每项步骤所需要的工种及其工时,甚至包括机具的种类以及所需工时全部分析建档。这些信息又分为生产前的预估值和生产完成后的实际值,通过预估值与实际值的比对,我们可以归纳出各类订单的人力,设备以及材料成本,让这家模具厂的业务人员知道,哪类的订单利润较高,可优先承接,至于利润较低的订单,则可婉拒,延期或提高价格。

以上只是几个在实务面,项目管理可以发挥的地方,让大家知道项目管理并不是画画甘特图的一套技术,而是整合企业的人,流程与工具,达到效率优化的一种手段。最后我想要推翻我一开始提到关于股票的比喻,我希望当大家都开始谈论项目管理的时候,也就是项目管理真正价值显现的时候。

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